Специалисты «Колибри Групп» помогли описать бизнес-процессы: систематизировать задачи малого бизнеса и выстроить систему, где каждый знает свои обязанности.

Магазин женской одежды One Vibe пришел к интегратору «Колибри Групп» с запросом — внедрить систему Pyrus, чтобы победить хаос в задачах и дедлайнах. Но в ходе первых же разговоров выяснилось: дело не в инструменте. Корень проблем крылся глубже — в невыстроенных бизнес-процессах и неподходящих сотрудниках. Так технический проект внедрения превратился в полноценный управленческий консалтинг. Специалисты «Колибри Групп» помогли описать процессы с нуля, пересобрать команду и выстроить систему управления, которая эффективно работает на текущем этапе бизнеса.

За три года компания One Vibe выросла из стартапа в нишевый бренд с серьезным оборотом. Но «внутренняя кухня» осталась хаотичной, как в первые месяцы работы.

С какими трудностями столкнулся бизнес?

• Не было формализованных бизнес-процессов. Могли сорваться дедлайны по производству и поставкам, сотрудники действовали интуитивно и держали задачи «в головах».
• Размытые зоны ответственности. Владелица бизнеса была вынуждена лично контролировать каждый шаг, тратя на это массу времени. Сотрудники искренне не понимали, кто за что отвечает, и процессы тормозились на ровном месте.
• Потеря прибыли из-за операционных ошибок. Компания работала не на полную мощность, в то время как рынок диктует все новые условия.

Владелица решила, что пора наводить порядок, и начала искать систему, где можно было бы прозрачно вести задачи и отслеживать дедлайны.

• Начали с Google-таблиц и Excel — сотрудники заносили задачи и сроки с планерок в единую табличку. Но руководителю не хватало прозрачности и инструментов для управления.
• Тогда стали тестировать профессиональные системы. Критичными были простота интерфейса, стоимость и легкость внедрения. Важно, чтобы системой могли пользоваться даже сотрудники без опыта работы с ПК (например, персонал склада).

В итоге остановились на системе Pyrus и обратились к «Колибри Групп» за помощью во внедрении.

После первой консультации специалисты «Колибри Групп» поняли: установка программы проблему не решит. Бизнес-процессов не было, а некоторые сотрудники откровенно не подходили своим позициям. Проект из технического внедрения превратился в глубокую методологическую работу.

Команда «Колибри Групп» погрузилась в бизнес One Vibe, чтобы описать процессы с нуля и выстроить работу логично и эффективно. Мы действовали честно и с заботой о клиенте: не стали навязывать услуги, запугивать сложностями или зарабатывать на страхах. Мы пошагово объяснили, что именно нужно починить для правильной работы бизнеса.

Вместо того чтобы сразу переходить к настройке Pyrus, начали с фундамента. Вместе с владелицей бизнеса специалисты «Колибри Групп»:

• Формализовали процессы. Описали реальные цепочки действий, зафиксировали зоны ответственности каждого сотрудника.
• Наглядно посмотрели, как задачи следуют друг за другом. Определили, какие данные и на каком этапе нужны, кто за что отвечает и в какие сроки.
• Сформулировали требования к сотрудникам. Благодаря этому стало понятно, кто из команды соответствует своей позиции, а кого нужно заменить или обучить.

Ключевое решение — начать с наведения порядка без инструментов, строго следуя новым правилам.

Что получили в итоге? Компанию, которая готова расти дальше. Теперь каждый знает свои задачи, а владелица бизнеса может спать спокойно, не держа дедлайны в голове.

Главная польза проекта — методологическая работа.

Благодаря работе с методологом, владелица поняла истинную причину проблем компании и сэкономила бюджет — начала оптимизацию с простых и логичных шагов.

По итогам проекта:

• Выстроили логику процессов.
• Четко распределили роли.
• Пересобрали команду под требования и задачи.

Как работает система управления сейчас

В команде 4 человека. Pyrus на этом этапе пока не нужен. Вместо таск-трекера задачи фиксирует ассистент на планерках. Текущий объем работ позволяет держать все под контролем в ручном режиме: ничего не забывается, все дедлайны соблюдаются.

Принцип: «В маленькой команде с ответственными людьми быстрее созвониться и записать информацию в ежедневник, чем внедрять сложную систему».

Эффект для бизнеса

Сократились сроки и время принятия решений — раньше обсуждение могло длиться месяцами, сейчас решается в течение недели-двух. Прибыль выросла на 20% за счет исключения хаотичных трат и ошибок.

«Мы растем очень быстро, и я понимаю, что без автоматизации нам не обойтись. Рано или поздно мы к Pyrus вернемся, но теперь уже с четким пониманием, как должны работать наши внутренние процессы», — делится планами владелица бизнеса.

Иногда путь к порядку начинается с честного разговора о том, как на самом деле устроена ваша компания. И мы готовы помочь вам.

Если вы устали от хаоса в процессах, не знаете, с чего начать, и не хотите платить за то, что не принесет пользы — вам нужна методологическая экспертиза «Колибри Групп». В этом кейсе она оказалась ценнее самой автоматизации и привела к реальным, ощутимым изменениям в бизнесе.