«Колибри Групп» помогла автоматизировать проектные продажи и управленческую аналитику.

В новых рыночных условиях фокус компании сместился с активного открытия новых точек к оптимизации существующих. Главной целью стало не просто увеличивать обороты, но и повысить качество и эффективность работы, чтобы процессы были прозрачными, а каждый рубль можно было проконтролировать. Для этого заказчик выбрал систему автоматизации Pyrus с внедрением от «Колибри Групп».

Компания успешно растет более 10 лет, но работа идет в устаревшей IT-системе, а общение происходит в почте и разных мессенджерах, что складывалось исторически.

Ключевые потребности:

• Технологическая модернизация

У компании была устаревшая IT-система, разработанная более десяти лет назад. Она не поддерживала современные функции, например автоматизацию рутинных задач или аналитику с элементами ИИ, и тормозила работу бизнеса.

• Коммуникации и документы в одном месте

Большой документооборот компании был распределен по множеству каналов. Обсуждение заказа с клиентом, производством и монтажниками могло идти в пяти разных чатах WhatsApp и Telegram, а документы хранились отдельно в электронной почте. Чтобы собрать полную картину по проекту, уходило время. Такая разрозненность создавала хаос, мешала контролировать сроки и вести точный учет.

• Быстрый управленческий учет

Специфика мебельного бизнеса требует детального расчета маржинальности проектов с учетом множества параметров. Чтобы понять, сколько реально заработали на сложном заказе, руководитель вручную сводил данные из разных источников.

• Освобождение руководителя от операционки

Вместо стратегии приходилось заниматься оперативкой: искать документы, вносить первичные данные, делать управленческие отчеты.

Бизнес клиента подошел к важному рубежу. Чтобы расти дальше, работать стабильнее и принимать взвешенные решения, нужно было навести порядок в операционных процессах. Компании нужно было одно общее рабочее пространство, где можно было посмотреть путь заказа, автоматически передавать заявки из отдела в отдел, правильно считать доходы и расходы. Требовалась система, которая хранит полную историю каждого проекта и автоматически формирует отчеты, показывающие реальную маржинальность по салонам. 

При выборе интегратора ритейлер опирался на уровень экспертности. У «Колибри Групп» уже есть опыт и насмотренность в автоматизации бизнес-процессов, что стало решающим фактором для клиента. Под задачи заказчика идеально подошла система Pyrus — low-code платформа для автоматизации бизнес-процессов: достаточно гибкая, чтобы завести все необходимые функции, и простая во внедрении.

Специалисты «Колибри Групп» спроектировали для ритейлера такие модули:

• Управление проектами и заказами
• Расчет маржинальности
• CRM-систему (в процессе разработки)
• Управление контрагентами (в процессе разработки)

Для начала вместе с клиентом «Колибри Групп» разработали техническое задание и описали основные этапы, которые нужно автоматизировать в первую очередь. Это может показаться сложным, потому что требует от руководителя, глубоко вовлеченного в процессы, посмотреть на бизнес со стороны и формализовать все «болевые точки», которые надо автоматизировать. Здесь на помощь приходит экспертиза сотрудников «Колибри Групп», которые помогают отвлечься от операционки и качественно составить ТЗ.

Специфика мебельного бизнеса требовала учесть сложный цикл заказа:

• Консультация дизайнера и проектирование
• Неоднократные согласования конфигурации, материалов, цветов
• Выезды специалистов для замеров
• Заключение договора и обработка заказа
• Производство, доставка и установка
• Постгарантийное обслуживание и работа с рекламациями 

Весь бизнес-процесс нужно было заложить внутрь системы и корректно настроить работу на каждом этапе.

Команда «Колибри Групп» реализовала:

• Сквозное управление заказом

Теперь все — от задания дизайнеру до инструкции монтажникам — создается и хранится в одной задаче Pyrus.

• Автоматизация взаимодействия между отделами

Настроены маршруты, которые автоматически передают задачи и документы между отделами продаж, дизайна, производства и логистики, что исключает потерю данных в «чатах». Как только дизайнер сделал проект, система сама отправит его клиенту, а после подписанного договора создаст задачу для отдела производства.

• Основа для учета

Заложена основа: автоматический процесс сбора первичных данных, которые необходимы для последующего расчета маржинальности проектов и управленческой отчетности.

• Автоматизированный расчет рентабельности

Система автоматически считает прибыль по каждому проекту, учитывая стоимость материалов, работы, доставки и другие расходы. Руководитель видит реальную картину по салонам.

Сотрудники ритейлера работают с Pyrus с конца 2025 года. Уже сейчас у компании есть единая и понятная система для работы с заказами. Нет разрозненности в коммуникациях, а заложена основа для прозрачного финансового учета.

Главные ожидаемые выгоды: руководитель тратит в разы меньше времени на сбор информации и отчеты, движение задач по отделам ускоряется.

Дальше компания планирует добавить в Pyrus полноценную CRM и реестр контрагентов, чтобы вся клиентская история тоже была под рукой.

«Мы планируем полную интеграцию всех бизнес-процессов компании в единую цифровую экосистему на базе Pyrus. Сроки и время — самый дорогой ресурс, поэтому их экономия всегда в приоритете. С Pyrus бизнес-процессы можно автоматизировать и настроить коммуникации таким образом, чтобы работа шла эффективно и без остановки», — пояснил Константин Козырев, владелец бизнеса.

Партнерство с «Колибри Групп» и использование платформы Pyrus стало стратегическим шагом для развития ритейлера. Переход от разрозненных действий и устаревшего ПО к целостной управляемой системе — это уже большая работа в плане зрелости бизнес-процессов. Заказчик получил адаптируемый инструмент, с которым можно контролировать все этапы работы с клиентами в проектно-ориентированном розничном бизнесе.