В условиях постоянных изменений важно создать для бизнеса прочную основу. Построение эффективных бизнес-процессов и их последующая автоматизация существенно повышают жизнестойкость любой компании. 
И все же вокруг этой темы по-прежнему много сомнений. Кто-то уверен, что это слишком дорого, кто-то считает, что такие решения подходят только крупным организациям, а кто-то боится падения эффективности.

Разберем три самых популярных мифа и посмотрим, соответствуют ли они реальности.

Это одно из самых распространенных утверждений. На первый взгляд кажется, что автоматизация требует крупных инвестиций: нужно купить ПО, внедрить его и поддерживать после внедрения, обучить сотрудников, перестроить работу. Не все готовы на такие затраты. 

Конечно, чем длиннее бизнес-процесс и больше участников в нем —  тем выше будет стоимость перехода на ИТ-решения. Но не все компании сразу идут в масштабные проекты, большинство начинает постепенно. 

Например, с «Колибри Групп» можно автоматизировать небольшие процессы от 15 000 рублей, при этом лицензии Pyrus тоже доступны по цене для бизнеса любого размера. 

Что дает компании автоматизация бизнес-процессов:

• контроль над процессами в компании
• сокращение ручной работы и количества ошибок
• ускорение согласований и выполнения задач
• снижение зависимости от конкретных сотрудников
• прозрачность сроков, статусов и ответственности
• экономию на повторяющихся операциях
• возможность масштабировать бизнес без пропорционального роста штата.

Если менеджеры тратят много времени на ручную обработку заявок, согласование документов или перенос данных из одной таблицы в другую, компания теряет деньги каждый день. В такой ситуации внедрение системы окупается за счет измеримых показателей: времени, скорости, качества работ.

Совет: попробуйте начать автоматизацию процессов поэтапно. Начните с одного-двух, протестируйте переход на новые инструменты. Такой формат снижает стартовые расходы и позволяет увидеть эффект уже на раннем этапе.

Еще одно устойчивое мнение: автоматизация нужна только бизнесу с сотнями сотрудников, сложной оргструктурой и десятками департаментов. А небольшим и средним компаниям проще решать вопросы в чатах или личном общении.

На практике все наоборот. Чем меньше у бизнеса запас времени, людей и ресурсов, тем важнее убрать лишние действия и выстроить четкую систему.

Какие бизнес-процессы полезно автоматизировать малому и среднему бизнесам:

• обработку лидов и заявок
• согласование платежей с интеграцией с 1С Бухгалтерия 
• согласование и хранение договоров 
• кадровые заявки и отпуска
• поддержку клиентов: количество обращений, тематики, скорость решения вопросов
• управление проектами

Другими словами, вопрос не в размере компании, а в наличии повторяющихся процессов, которые можно ускорить, минимизировав ручную работу.
Также использование современных облачных bpm-платформ помогает не увеличивать штат сотрудников по мере роста компании и не требует большой ИТ-инфраструктуры. 

Совет: критически посмотрите на процессы в вашем бизнесе и выделите те, которые происходят регулярно и требуют много ресурсов. С них и начните автоматизацию.

Любые изменения вызывают сопротивление: сотрудники привыкли работать определенным образом, а руководители опасаются, что в переходный период начнется хаос. Кажется, что внедрение нового бизнес-процесса  почти неизбежно приведет к просадке по скорости и качеству.

На деле снижение эффективности происходит не из-за самой автоматизации, а из-за ошибок при ее подготовке.

Если компания просто «накладывает» цифровой инструмент на неясный, перегруженный или нелогичный процесс, сотрудники действительно начинают путаться. Но если изменения внедряются поэтапно, с понятной логикой и обучением, адаптация проходит гораздо мягче.

Команда методологов в «Колибри Групп» помогает компаниям минимизировать риски при переходе на автоматизацию. Мы проводим несколько подготовительных этапов перед внедрением самой ИТ-системы Pyrus. 

1. Описываем текущие бизнес-процессы. Благодаря этому можно понять, насколько текущие процессы эффективны, как много людей в них задействовано и есть ли зоны для улучшения. 
2. Помогаем определить цели. Что именно нужно улучшить: сократить сроки, повысить прозрачность, исключить ручные операции? Этот этап очень важен, так как помогает убрать расхождения между ожиданием от внедрения и фактическим результатом.
3. Моделируем новые бизнес-процессы. Команда создает рабочие прототипы новых процессов, определяет объемы требуемых интеграций, списки участников процесса и ответственных за итоговый результат. На этом этапе становится понятно, что именно будет автоматизировано и каким образом.

Только после этапа моделирования бизнес-процессов происходит само внедрение BPM-системы, с последующими обучением сотрудников, тестированием и сопровождением во время адаптационного периода. 

Совет: потратьте время на подготовительный этап перед автоматизацией процессов. Если идти по описанным выше шагам, то риски снижаются, а сотрудники быстрее принимают изменения. Тогда автоматизация не разрушит эффективность бизнеса, а повысит ее.

Автоматизация — не роскошь, не привилегия корпораций и не гарантированный стресс для команды. Это рабочий инструмент повышения эффективности, если подходить к нему осознанно.