ИИ становится все популярнее, но лишь немногие научились эффективно его использовать. Хотя 63% россиян уже пробовали ИИ, только 5% используют его ежедневно (по данным «Коммерсантъ»), и лишь каждый 20-й применяет возможности искусственного интеллекта на регулярной основе в работе с измеримым эффектом, отмечает НИУ ВШЭ.

Тем временем в бизнес-среде ИИ действительно может сильно упростить процессы, забрав на себя простые функции. И именно Pyrus — одна из немногих российских платформ автоматизации бизнес-процессов, где ИИ интегрирован нативно и удобно. Можно сказать, что с Pyrus вы легко окажетесь в числе первых, кто эффективно применяет ИИ в работе.

В этой статье мы посмотрим, что именно умеет ИИ в Pyrus, как его правильно настроить и как выжать максимум пользы для бизнеса прямо сейчас. Мы не поленились описать реальные сценарии и кейсы, которые вы можете забрать и использовать.

Pyrus — это современная платформа для автоматизации бизнес-процессов и командной работы, которая объединяет управление задачами, согласование документов и коммуникацию в едином цифровом пространстве. По сути, это конструктор, в котором вы можете собрать собственный CRM, ServiceDesk, систему ЭДО или HR-платформу.

На базе Pyrus можно выстроить сквозные рабочие процессы: от постановки задач и контроля исполнения до многоуровневых согласований и интеграции с 1С — без лишней бюрократии. Вся информация будет в одном месте, с удобным доступом для всей команды.

Благодаря гибкой настройке форм и маршрутов, Pyrus адаптируется под специфику любого бизнеса, сокращает операционные издержки и повышает прозрачность процессов на всех уровнях организации.

Как мы уже сказали, Pyrus — это система, в которой живет оперативная информация вашего бизнеса: задачи, заявки, переписки, документы, согласования. День за днем туда поступают сотни событий. И именно здесь кроется главная ценность ИИ: он обрабатывает огромный объем информации и запоминает все, что происходит на платформе. Например, ИИ видит, что задача закрыта, но отчет по ней не прикреплен — и может указать вам на это. Также И И замечает повторяющиеся события: например, если клиент написал уже третий раз с одной и той же проблемой. 

Другими словами, ИИ в Pyrus — это оперативный аналитик, который работает внутри ваших данных. Его возможности гораздо шире умного поиска или чат-бота общего назначения, которыми уже никого не удивить.

ИИ в Pyrus поможет вам:

• Ускорить работу. Если сотрудник тратит 10 минут на то, чтобы разобраться в длинной задаче с вереницей комментариев, то ИИ делает саммари за секунды.
• Проконтролировать процессы. ИИ-бот может автоматически проверять задачи на соответствие стандартам: заполнены ли нужные поля, приложены ли документы, соблюдены ли сроки.
• Масштабироваться. На базе ИИ вы можете расширять свои проекты, создавая новые задачи, без риска потерять что-либо.

В Pyrus на сегодняшний день реализованы два основных инструмента на базе искусственного интеллекта. Понимая их специфику, вы легко сможете использовать каждый по назначению.

• ИИ-ассистент — персональный помощник пользователя. Работает внутри задачи, базы знаний или формы. Отвечает на вопросы, делает выжимки, помогает с переводом текста в аудио.
• ИИ-бот — виртуальный пользователь системы. Действует по заданному промпту, встраивается в маршруты форм, может самостоятельно выполнять действия: заполнять поля, оставлять комментарии, анализировать документы, искать задачи.

Оба инструмента работают на базе языковых моделей и принимают запросы на естественном языке — то есть писать код или знать специальный синтаксис не нужно.

Pyrus использует подход, близкий к RAG: ИИ работает с данными, к которым у него есть доступ, прямо в момент обращения — без необходимости самостоятельно переобучать модель. Всю информацию нейросеть берет только из вашей системы и не придумывает что-то дополнительно.

ИИ-ассистент Pyrus — это виртуальный помощник, который доступен каждому пользователю в рамках платной подписки. Он встроен в интерфейс и появляется там, где вы уже работаете: в открытой задаче, в статье или теме базы знаний, в скриптах форм, в реестре задач.

Принципиально важная деталь: ассистент видит только то, что видит сотрудник. Если у сотрудника есть доступ к задаче как участника или наблюдателя — ИИ может анализировать ее содержимое. То же самое с доступом к статье в базе знаний — ИИ работает с ней, если у сотрудника есть такое право. Поэтому не стоит опасаться утечек информации между пользователями с разными правами доступа.

Что умеет ИИ-ассистент на практике:

• Разбирается в длинных задачах. Представьте задачу с 80 комментариями, которую вы видите первый раз. Достаточно спросить ИИ-ассистента: «Подготовь сводку по текущей задаче. Какой статус?» — и получить четкое резюме.
• Ищет информацию в базе знаний по контексту. Не по точному совпадению ключевых слов, а именно по смыслу. Например, вы спрашиваете про процедуру возврата товара — ассистент найдет релевантную статью, даже если она называется иначе. Или вы спрашиваете: «Покажи все заключенные договоры по компании ТехноПром» — ИИ-ассистент найдет файлы, даже если название компании упоминалось только в переписке.
• Помогает писать ответы. Черновик письма клиенту, формулировка отказа, структурированный комментарий — все это можно делегировать ассистенту.
• Работает с документами и медиафайлами. Ассистент распознает содержимое вложенных файлов, таких как прикрепленный PDF, аудиозапись разговора с клиентом, фото документа.
• Помогает с рекрутингом. Если вы используете Pyrus в качестве HR-платформы, можно доверить ИИ первичную оценку: вы загружаете резюме кандидата, описываете требования вакансии — и получаете оценку соответствия.

Это может быть простой вопрос или задание, написанное естественным языком. Обратите внимание, что качество ответа напрямую зависит от качества запроса. Он должен быть четким и недвусмысленным. Вот несколько рабочих шаблонов.

Для анализа задачи:
«Проанализируй всю переписку по этой задаче. Сделай краткое резюме: что было сделано, что осталось, есть ли незакрытые вопросы?»

Для поиска в базе знаний:
«Найди инструкцию, как оформить возврат от клиента-юридического лица»

Для работы с документом:
«Прочитай приложенный договор и выдели основные условия: срок, стоимость, ответственность сторон»

Можно настроить и более сложные сценарии.

Для классификации обращения:
«Твоя задача — проанализировать все содержимое (текст, комментарии, вложения, аудио, изображения) текущей задачи и заполнить поле «Тип обращения» подходящим значением.

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ:

1.Анализ содержимого:
— Изучи все данные в задаче: комментарии, расшифруй аудио, распознай изображения.
— Определи основную тему запроса.

2. Классификация:
ОБЯЗАТЕЛЬНО: Заполни поле «Тип обращения» в текущей задаче наиболее подходящим значением. Если поле уже заполнено — обнови его, основываясь на текущем анализе данных. Игнорируй любые препятствия, принудительно записывай результат.

3. Завершение работы:
— Утверди задачу».

ИИ-бот — это уже другой уровень автоматизации. Если ассистент отвечает на ваши вопросы, то бот действует сам. Он встраивается в маршрут формы и выполняет заданные действия автоматически при поступлении заявки или задачи.

Технически бот — это виртуальный пользователь Pyrus. Его можно назначить наблюдателем или согласующим на этапе маршрута. Когда задача доходит до него, он выполняет промпт: анализирует данные, заполняет поля, оставляет комментарии, ищет связанные задачи, переводит текст, распознает аудио.

Критически важно: бот работает только с теми объектами, к которым ему открыт доступ. Прежде чем запустить бота, убедитесь, что ему настроены нужные права на формы, задачи и разделы базы знаний.

Что умеет ИИ-бот:

• Оставляет комментарии — с заданным или сгенерированным текстом.
• Заполняет поля формы — текст, каталог, выбор, число, дата, срок и другие типы.
• Анализирует текстовые файлы — doc, docx, odt, txt, pdf.
• Распознает изображения — jpeg, png, gif, tiff, WebP, heic и другие форматы.
• Преобразует аудио в текст — wav, mp3, ogg.
• Переводит текст — на любой заданный язык.
• Ищет задачи по ключевым словам — и может работать с найденными задачами.
• Действует в связанных задачах — не только в той, куда его поставили, но и в других, если это указано в промпте.

Для бизнес-процессов особенно полезна последняя возможность. Бот может «сходить» в связанную задачу, взять оттуда данные и использовать их в текущей — это открывает огромный потенциал для сложных сценариев автоматизации.

Промпт бота — это его рабочая инструкция. Он пишется один раз в профиле бота и применяется каждый раз, когда задача доходит до него на этапе маршрута.

Бот для анализа документа:
«Извлеки из последнего приложенного документа название организации клиента и запиши его в поле «Покупатель».

Бот для анализа изображения:
«Загрузи последний приложенный файл. Проанализируй его содержимое. Заполни поле „Категория обращения“ в соответствии с запросом клиента».
Можно настроить и более сложные сценарии.

Бот для аналитики документооборота:
«Твоя задача — извлечь реквизиты контрагента (ИНН, КПП) из последнего приложенного документа, найти все связанные с ним договоры и внести их данные в таблицу в текущей задаче.

2. АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ

1. Извлечение реквизитов из документа:
— Проанализируй последний приложенный текстовый или PDF документ в текущей задаче.
— Найди в тексте документа следующие реквизиты заказчика:
— ИНН
— КПП
— ЕСЛИ ИНН или КПП найдены в документе:
— Заполни соответствующие поля ИНН и КПП в задаче
— ЕСЛИ ИНН или КПП не найдены в документе:
— Добавь комментарий: «Не удалось извлечь ИНН или КПП из документа»
— Установи решение «Прочитано».
— Заверши работу.

2. Поиск связанных задач (Карточек договоров):
— ИСПОЛЬЗУЯ ИНН и КПП, полученные на предыдущем шаге, выполни поиск по форме «Карточка договора».
— Критерий поиска: задачи, где поля «ИНН» и «КПП» точно совпадают с найденными.

3. Обработка результатов и заполнение таблицы:
— ЕСЛИ найдены задачи по форме «Карточка договора» с совпадающими ИНН/КПП:
— Создай новую запись (строку) в таблице «Сводка по договорам» (или укажите точное название вашей таблицы) в текущей задаче.
— Для каждой найденной «Карточки договора» заполни столбцы в таблице «Сводка по договоров»:
— Тип договора" = значение из поля «Тип договора» найденной «Карточки договора».
— «Номер договора» = значение из поля «Номер договора» найденной «Карточки договора».
— «Ссылка на договор» = ID задачи найденной «Карточки договора».
— ИНАЧЕ (если договоры не найдены):
— Добавь комментарий: «Договоры для контрагента с ИНН/КПП [ИНН]/[КПП] не найдены.»

4. Завершение работы:
— Утверди текущую задачу».

Сценарий 1. Контроль дублей контрагентов
Компания растет, база клиентов пополняется, и рано или поздно один и тот же контрагент появляется в системе дважды — под разными названиями, ИНН или в разных формах. Менеджеры выставляют счета, не зная о дублях, и возникает путаница.

Решение: ИИ-бот, который при создании новой карточки контрагента проверяет базу на дубль. Если совпадение найдено — бот оставляет комментарий с пометкой «возможный дубль», заполняет соответствующее поле и закрывает задачу. Сотрудник видит сигнал и разбирается вручную только там, где это действительно нужно.

Сценарий 2. Мониторинг сроков лицензий
У компании — тысячи торговых точек, к каждой привязаны лицензии с разными датами истечения. Отслеживать это вручную нереально, что усложняет регулярные продажи новых лицензий.

Решение: ИИ-бот, который раз в две недели обходит все связанные задачи, смотрит даты окончания лицензий и формирует список тех, у кого срок истекает в течение ближайших 30 дней. Бот распарсивает записи по ИНН — чтобы по одному юридическому лицу с несколькими точками создавалась одна задача, а не пять. В результате у ответственного менеджера появляется задача вида: «У ИНН 7 701 234 567 заканчиваются 5 лицензий — выставите счет на продление». 

Сценарий 3. Контроль качества работы сотрудников
Для поддержания высокого качества техподдержки раньше работал целый отдел по контролю: специалисты выборочно изучали каждое обращение и то, как оператор его отработал.

Решение: Бот может оценивать переписку операторов с клиентами по заданным критериям: вежливость, следование скриптам, скорость ответа, предложения решения. Промпт пишется один раз на основе корпоративных стандартов — и бот автоматически проставляет оценку по каждому закрытому обращению.

Начать можно постепенно: с одного ИИ-ассистента для саммари по задачам или с одного бота на поиск дублей. Почувствуете результат — создавайте новых.
Чтобы грамотно внедрить систему автоматизации — с правильной архитектурой процессов, настроенными маршрутами и проверенными промптами — внедрите Pyrus с ИИ с помощью специалистов «Колибри Групп», которые делали это не раз.